GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Um projeto consiste em um esforço para criação de um serviço ou produto novo, o qual deve ter prazos de início e término estipulados. A importância em gerenciar um projeto está justamente no fato de se buscar atingir objetivos pré-definidos e, como o ambiente futuro é incerto, esse gerenciamento se torna ainda mais relevante.

São consideradas cinco fases de um gerenciamento de projeto. Dentre elas estão o início do projeto, o planejamento do mesmo, a execução, o monitoramento e o acompanhamento. Sendo que a todo o momento as variáveis como tempo e custo devem ser controladas. Isso porque, todas as atividades envolvidas na realização de um projeto devem ter um orçamento pré-estabelecido e um tempo para sua execução. Isso ocorre, pois somente com o cumprimento desse tempo e orçamento limite é que o projeto poderá ser implantado atingindo os objetivos iniciais do mesmo.

É válido ressaltar que para que um projeto obtenha sucesso é necessário que haja comunicação entre toda a empresa. É necessário também, que o cronograma para o desenvolvimento das tarefas bem como o orçamento sejam discutidos pelos níveis hierárquicos mais baixos, uma vez que eles serão de extrema importância no desenvolvimento do projeto e, portanto, devem estar motivados a realizá-lo. Ou seja, a formação de uma equipe que interaja de forma adequada é de extrema importância.

Um detalhe de extrema importância ainda, diz respeito ao monitoramento dos riscos e controle das atividades, já que se algo não está indo de encontro ao planejado, deve-se observar porque isso está ocorrendo, se há como ser revertido ou, se o melhor é redefinir alguns pontos do projeto. Ou seja, algumas vezes é melhor que não se morra abraçado a causa, principalmente se ela é errada e pode-se modificá-la.

ERP

ERP é um tipo de Sistema Integrado de Gestão que consiste em um banco de dados único, facilitando o fluxo informação entre todas as áreas e atividades da empresa e permitindo a padronização de informações. Esse banco de dados único permite a conciliação informatiza de todas as informações geradas. Além disso, ele evita repetição de atividades já realizadas, como cadastro de um mesmo fornecedor realizado pelo financeiro e pela área de estocagem, por exemplo. Também auxilia na redução de tempo, já que proporciona a tomada de decisão ao longo dos processos da empresa.

A contabilidade tem o papel de fornecer informações relevantes para os usuários que auxiliem na tomada de decisão. E, um sistema ERP é de extrema importância nesse processo, pois proporciona que o fluxo de informações gerado seja passado para diversas áreas da empresa de forma integrada. Isso proporciona um reconhecimento melhor da atividade exercida por determinada empresa e faz com que o trabalho seja realizado de forma mais eficiente.

Para que um Sistema ERP seja implantado em uma empresa ele deve ser modelado de acordo com as necessidades e área de atuação da mesma. Assim, os gestores que adquirirem um sistema como esse devem conhecer claramente todo o processo da empresa para que as necessidades da empresa possam ser atendidas pelo sistema. O que se percebe atualmente, é que muitas empresas tem implantado esse tipo de sistema para informatizar a empresa e resolver todos os problemas da mesma. Entretanto, inúmeras vezes os gestores não sabem as necessidades e, dessa forma, os problemas não serão resolvidos. Aliás, o ERP não é mágico e, portanto, não soluciona todos os problemas de uma empresa. Entretanto, contribui consideravelmente para uma melhora.

Outro problema observado se refere a implantação de um ERP, pois os funcionários geralmente apresentam barreiras. Isso porque já estão acostumados a fazer seu serviço de um jeito, geralmente bitolados a planilhas do Excel, e acham mais fácil continuar a fazer do mesmo jeito, mesmo que isso seja menos eficiente. Ou seja, apresentam limitações ao aprendizado, e isso às vezes decorre do fato de que acham que com a implementação de um novo sistema irão perder seus empregos. Assim, a implantação do mesmo demanda tempo e paciência.

Outra análise a ser feita antes da implantação, é a análise da relação custo benefício. Já que um ERP é um sistema relativamente caro e, se os processos da empresas forem bem simples, pode ser que a implantação de um ERP não seja tão vantajosa.